Informativa sul trattamento dei dati personali

Palazzo Baj in Trastevere, Roma

Ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e del D.Lgs. 196/2003, come modificato dal D.Lgs. 101/2018

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati personali è Palazzo Baj in Trastevere, con sede in Lungotevere Ripa 6, 00153 Roma (RM), Partita IVA IT14127971001.

Per qualsiasi richiesta relativa al trattamento dei propri dati personali, l’interessato può contattare il Titolare:

• Email:  [email protected]
• Telefono: +39 3456800872
• Posta ordinaria: Palazzo Baj in Trastevere, Lungotevere Ripa 6, 00153 Roma

2. Responsabile della Protezione dei Dati (DPO)

Il Titolare non ha proceduto alla nomina di un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO), non ricorrendo i presupposti di cui all’art. 37 GDPR (trattamento su larga scala di categorie particolari di dati o monitoraggio sistematico su larga scala di interessati). Il Titolare si riserva di rivalutare tale scelta in caso di modifica delle attività di trattamento.

3. Tipologie di dati trattati, finalità e basi giuridiche

3.1 Dati raccolti per la gestione delle prenotazioni

Dati trattati: nome, cognome, indirizzo email, numero di telefono, indirizzo di residenza, dati del documento d’identità, preferenze di soggiorno, eventuali richieste particolari.

Canali di raccolta: sito web diretto (tramite motore di prenotazione) e portali di intermediazione online (OTA — es. Booking.com, Expedia, Airbnb).

Finalità: gestione ed evasione della richiesta di prenotazione, esecuzione del contratto di soggiorno, comunicazioni relative alla conferma, modifica o cancellazione della prenotazione.

Base giuridica: esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso (art. 6, par. 1, lett. b GDPR).

Nota sulle OTA: quando la prenotazione avviene tramite portale terzo, quest’ultimo agisce come titolare autonomo del trattamento per la raccolta iniziale dei dati sulla propria piattaforma; Palazzo Baj in Trastevere riceve i dati necessari all’esecuzione del soggiorno in qualità di titolare per le finalità sopra descritte. Si rimanda alle informative privacy dei singoli portali per il trattamento effettuato dagli stessi.

3.2 Dati raccolti per obbligo di legge — Registrazione ospiti (Questura)

Dati trattati: dati anagrafici e documento d’identità di tutti gli ospiti maggiorenni e minorenni.

Finalità: adempimento dell’obbligo di comunicazione delle generalità degli alloggiati alle autorità di Pubblica Sicurezza tramite il portale Alloggiati Web, ai sensi dell’art. 109 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza (R.D. 773/1931) e del D.M. 7 gennaio 2013.

Base giuridica: adempimento di un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare (art. 6, par. 1, lett. c GDPR).

Conservazione: i dati comunicati tramite Alloggiati Web sono conservati dal Titolare per il periodo previsto dalla normativa di pubblica sicurezza (generalmente 5 anni, salvo diverso termine stabilito dall’autorità competente).

3.3 Dati di pagamento

Modalità: i pagamenti vengono gestiti secondo due modalità distinte:

• Prenotazioni tramite OTA: il portale di prenotazione (OTA) fornisce al Titolare una carta di credito virtuale, emessa e gestita direttamente dall’OTA stessa, tramite la quale il Titolare incassa il corrispettivo dovuto. Il Titolare non riceve né conserva i dati della carta di credito reale dell’ospite, ma unicamente le credenziali della carta virtuale generata dall’OTA per la singola transazione, valida esclusivamente per l’importo e il periodo della prenotazione;
• Prenotazioni dirette (sito web): il pagamento avviene tramite POS fisico in loco al momento del check-in/check-out, con carta dell’ospite presentata di persona.

Finalità: esecuzione del contratto (riscossione del corrispettivo dovuto).

Base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b GDPR). Per il flusso relativo alle carte virtuali OTA, il trattamento del dato di pagamento è limitato alle credenziali fornite dall’intermediario per la singola transazione; l’OTA agisce come titolare autonomo per la gestione del rapporto di pagamento con il proprio cliente/ospite.

Nota: il Titolare non conserva i dati completi di alcuna carta di pagamento (reale o virtuale) oltre il tempo strettamente necessario all’elaborazione della transazione. I dati di pagamento non sono utilizzati per finalità di marketing né ceduti a terzi al di fuori di quanto necessario per l’elaborazione del pagamento stesso.

3.4 Videosorveglianza

Aree coperte: ingresso e zone comuni della struttura. Non sono presenti sistemi di videosorveglianza nelle camere.

Finalità: tutela della sicurezza e del patrimonio, prevenzione di atti illeciti.

Base giuridica: legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f GDPR), bilanciato con i diritti e le libertà fondamentali degli interessati.

Segnaletica: l’area videosorvegliata è segnalata mediante appositi cartelli, conformemente al modello previsto dal Provvedimento del Garante Privacy dell’8 aprile 2010 (“Prescrizioni in materia di videosorveglianza”). Il cartello sintetico è affiancato da un’informativa estesa disponibile presso la reception su richiesta.

Conservazione: le immagini sono conservate per un periodo massimo di 24 ore, salvo comprovate esigenze investigative su richiesta dell’Autorità Giudiziaria. Tale termine è conforme al principio di proporzionalità richiamato dal Provvedimento del Garante Privacy dell’8 aprile 2010.

Accesso: le immagini non sono accessibili a terzi, salvo richiesta dell’Autorità competente.

3.5 Dati di navigazione e cookie tecnici

Il sito web di Palazzo Baj non utilizza cookie di profilazione, cookie analitici di terze parti (es. Google Analytics) né pixel di tracciamento pubblicitario. Non è pertanto presente un banner di raccolta del consenso, in quanto non sono impiegate tecnologie che lo richiedano ai sensi delle Linee guida cookie del Garante Privacy (Provvedimento del 10 giugno 2021).

Il sito può utilizzare esclusivamente cookie tecnici strettamente necessari al funzionamento del motore di prenotazione e alla gestione della sessione utente (es. cookie di sessione del sistema di booking Beddy). Tali cookie non richiedono consenso preventivo ai sensi dell’art. 122 del Codice Privacy, in quanto indispensabili all’erogazione del servizio richiesto dall’utente.

Attenzione: se in futuro dovessero essere attivati Google Analytics, pixel Meta/Facebook, newsletter con tracciamento aperture email o qualsiasi altro strumento di profilazione, questa informativa e il sito dovranno essere aggiornati con un cookie banner conforme alle Linee guida del Garante (opzioni “accetta / rifiuta / personalizza” con pari evidenza grafica).

4. Categorie di destinatari dei dati

I dati personali possono essere comunicati, per le finalità sopra indicate, alle seguenti categorie di soggetti:

• Beddy (Gruppo Zucchetti), in qualità di fornitore del gestionale PMS, nominato Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR;
• Questura di Roma / Ministero dell’Interno, tramite il portale Alloggiati Web, per l’adempimento dell’obbligo di legge;
• Portali di prenotazione online (OTA), per la quota di dati necessaria alla gestione della prenotazione da essi originata;
• Consulenti e professionisti (commercialista, consulente del lavoro, legale) per le finalità amministrative, contabili e fiscali connesse alla gestione dell’attività;
• Autorità pubbliche, quando richiesto per obbligo di legge.

I dati non sono oggetto di diffusione né di comunicazione a soggetti terzi per finalità di marketing.

5. Trasferimento dati extra-UE

Allo stato attuale non risultano trasferimenti sistematici di dati personali verso Paesi extra-UE da parte del Titolare. Si segnala tuttavia che alcune OTA operano su infrastrutture globali; per i trattamenti effettuati da tali soggetti in qualità di titolari autonomi, si rimanda alle rispettive informative privacy.

6. Periodo di conservazione dei dati

• Dati di prenotazione: per la durata del rapporto contrattuale e successivamente per il tempo necessario ad adempiere obblighi fiscali e contabili (10 anni, art. 2220 Codice Civile);
• Dati Alloggiati Web: secondo i termini previsti dalla normativa di pubblica sicurezza;
• Immagini di videosorveglianza: come indicato al punto 3.4;
• Dati di pagamento: limitatamente al tempo necessario all’elaborazione della transazione.

7. Diritti dell’interessato

Ai sensi degli articoli 15-22 del GDPR, l’interessato ha diritto di:

• ottenere conferma dell’esistenza di un trattamento e accedere ai propri dati personali (diritto di accesso);
• ottenere la rettifica dei dati inesatti o l’integrazione di quelli incompleti;
• ottenere la cancellazione dei dati, nei casi previsti dalla legge (diritto all’oblio);
• ottenere la limitazione del trattamento;
• opporsi al trattamento basato sul legittimo interesse del Titolare;
• ricevere i propri dati in formato strutturato e leggibile (diritto alla portabilità), quando applicabile;
• revocare in qualsiasi momento il consenso eventualmente prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento svolto prima della revoca.

Le richieste possono essere inoltrate ai recapiti indicati al punto 1.

8. Diritto di reclamo

L’interessato ha diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali (Piazza Venezia 11, 00187 Roma — www.garanteprivacy.it), qualora ritenga che il trattamento dei propri dati violi la normativa vigente.

9. Modifiche alla presente informativa

Il Titolare si riserva il diritto di modificare o aggiornare, in tutto o in parte, la presente informativa, anche in conseguenza di modifiche normative. Si invita l’interessato a consultare periodicamente questa pagina.

Ultimo aggiornamento: 08.09.2026